Jak zarządzać projektem?

Zdefiniuj zakres projektu.

Najważniejszy krok w każdym projekcie to ustalenie zakresu projektu. Co zamierzasz osiągnąć w projekcie? Jaki jest jego cel? Równie ważne jest ustalenie co nie wchodzi w skład projektu. Jeśli nie otrzymasz wystarczająco dużo wytycznych od swojego szefa, wyznacz je sam i potwierdź u niego.

Określ dostępne źródła

Z kim realizujesz dany projekt? Jaki masz sprzęt do dyspozycji? Ile pieniędzy? Jako manager projektu, nie masz bezpośredniej kontroli nad kosztami, ale możesz nimi zarządzać w obszarze projektu.

Sprawdź terminy

Kiedy projekt musi być ukończony? Jak wykorzystasz czas w trakcie projektu?

Zbierz osoby biorące udział w projekcie i porozmawiaj z nimi. Oni są specjalistami w swoich dziedzinach. Twoją rolę jest kierować nimi. Jeśli czegoś nie wiesz, nie bój się pytać.

Spisz najważniejsze sprawy

Jakie są najważniejsze sprawy w projekcie? Spisz je w chronologicznym porządku, ale pamiętaj, że zawsze możesz go zmienić.

Spisz drobiazgi

Pod najważniejszymi sprawami spisz te mniejsze, które ich dotyczą.

Zrób wstępny plan

Zbierz wszystkie sprawy do zrobienia i stwórz plan. Co masz zrobić jako pierwsze? Jakie są następne kroki? Które etapy projektu mogą odbywać się w tym samym czasie wykonywane przez inne osoby? Kto będzie odpowiedzialny za poszczególne działania? Jak długo będzie trwał każdy etap? Jakie narzędzia lub oprogramowanie może ułatwić prace Twojego zespołu?

Przedyskutuj wstępny plan ze swoimi współpracownikami.

Stwórz swój podstawowy plan

Zbierz informacje zwrotną od swoich współpracowników na temat planu wstępnego i na tej podstawie zrób plan podstawowy.

Jeśłi to konieczne, poproś o poprawki projektowe

Przeanalizuj plan, dostępne źródła i zasoby ludzkie do jego realizacji. Nigdy nie jest wystarczająco dużo czasu, pieniędzy, zasobów do realizacji projektu. Twoim zadaniem jest zrobić więcej z ograniczonymi zasobami niż inni oczekują. Jednak czasami napotkasz nierealne terminy bądź limity. Nie wahaj się przedstawić je swojemu szefowi i poprosić o stosowne zmiany. Zrób to na początku projektu.

Pracuj zgodnie z planem, ale... oddychaj spokojnie

Zrobienie planu jest bardzo ważną rzeczą, ale plan zawsze można zmienić i dostosować do bieżącej sytuacji. Jeśli jedziesz do pracy jedną droga, a pewnego dnia jest ona nieprzejezdna- omijasz ją i jedziesz inną. Jeśli to konieczne, zrób to samo z działaniami jakie masz w planie. Zmień je, ale zawsze pamiętaj o swoim celu i dostępnych źródłach.

Obserwuj postęp grupy

Obserwuj postęp swojej grupy- możesz w ten sposób wyłapać drobne sprawy do poprawienia, zanim staną się problemami.

Dokumentuj wszystko

Trzymaj nagrania, CD oraz wszelkie dane. Zawsze kiedy zmieniasz plan podstawowy, pisz sobie co się zmieniło i dlaczego było to konieczne. Analizuje jaki ma to wpływ na terminowość projektu i jego budżet. Nie zapamiętasz wszystkiego, a na zakończenie projektu będziesz mógł przejrzeć całość i ewentualnie uczyć się na błędach.

Informuj na bieżąco

Informuj przełożonych na bieżąco. Niech wiedzą o każdym sukcesie kolejnego etapu, jak również o pojawiających się problemach. Informuj również swoich współpracowników. Jeśli są rozważane jakieś zmiany- niech o tym wiedzą. Bądź pewien że każdy wie, nad czym pracuje jego współpracownik.

Powodzenia!